Co jsem si odnesl z loňského ročníku E-shop Summit & Expo 2018

Minulý ročník se jmenoval ještě E-shop Summit & Expo 2018. Tento se bude jmenovat Czech On-line Expo 2019, ale název není zas až tak důležitý. V tomto článku se ohlédnu a zkusím popsat, co jsem si z ročníku 2018 vzal do toho aktuálního.

Jak to celé začalo

Začal jsem s mým teamem před několika lety obyčejným e-shopovým BarCampem. Poté jsme udělali regionální konferenci E-shop summit 2016. Úspěch byl tak velký, že jsme se pro ročník 2017 rozrostli na více jak 500 účastníků a já pochopil, že nám jsou České Budějovice již malé.

Mnoho lidí mi to dodnes neodpustilo, ale přesun do Prahy a rozšíření o veletrh pro e-shopaře byl jasný a logický krok. A zde se dostávám k E-shop Summit & Expo 2018, za kterým se budu v tomto článku ohlížet a rekapitulovat, kde byly rezervy a co jsem si z veletrhu i konference odnesl.

Konference

Mým hlavním cílem bylo udržet konferenci E-shop summit jako nejlepší a největší e-shopovou konferenci v ČR. Stojí na zcela jiných pilířích, než všechny ostatní akce. Například si na ní nemůžete koupit přednášku a jít propagovat sebe nebo svůj produkt. Stejně tak nikdy nebyla jen „další konferencí o on-line marketingu“, ale na E-shop summitech se řešilo mnoho reálných praktických e-shopových témat – třeba logistika, skladování a další věci, které jinde neuslyšíte.

Dělal jsem jinak také výběr řečníků. Mezitím, co jiné akce osloví nejznámější tváře a nechají je přednášet, o čem chtějí, tak já jsem na akci nadefinoval témata, která by tam měla zaznít a pak jsem šel a hledal v celé ČR a na Slovensku toho nejlepšího člověka, kterého tam umíme dostat.

Ano, mnohdy to nebyly nejlepší řečníci, protože mnoho z těch lidí nikdy na konferenci nemluvilo, ale byli to lidé, kteří o daném tématu věděli maximum a denně se potkávali s realitou. I díky tomu byl E-shop summit prostě jiný, než cokoliv jiného, a e-shopaři nás za to měli rádi.

V ročníku 2018 jsem chtěl Summit zachovat a proto jsme pro ně vyčlenili speciální halu, kde jsme postavili obrovskou stage s mega LED stěnou. Vstup na Summit byl „speciálně placený“, tedy jako běžné konference, na rozdíl od zbytku programu – veletrhu, který probíhal v druhé vedlejší hale.

Protože jsem chtěl více obsahu pro lidi, přidali jsme do haly s vystavovateli 3 menší sály, které byly v rámci veletrhu zdarma a mohl do nich jít na přednášky každý, kdo byl na veletrhu. Program jsme v těchto sálech tolik neřešili a také jsme do nich pustili naše vystavovatele a partnery s komerčními přednáškami.

Problém u obsahu nastal ve dvou směrech:

1. Nedokázali jsme lidem dopředu dostatečně vysvětlit, co je to Summit, proč je placený a vedlejší sály ne. Stejně tak mnoho lidí na místě chtělo do velkého sálu, ač neměli koupenou vstupenku a dušovali se, že by si ji koupili, kdyby to věděli.
   Celkově jsme v tomto ohledu podcenili komunikaci a nepovedlo se nám naši myšlenku dostatečně předat dál.
2. Obsah v sálech „zdarma“ nebyl (i přes to že byl z velké části komerční) „zase až tak špatný“, respektive lidé si ho chválili a ti, kteří si koupili vstupenku na Summit velmi často na místě i v hodnocení po akci zmiňovali, že rozdíl mezi hlavním placeným sálem a třemi sály zdarma nebyl tak velký.

Poučení

Poučili jsme se a nad vším se zamysleli. Přednášky v halách přímo ve vytvořených „sálech“ na výstavní ploše dávaly velký smysl. Chtěli jsme je zachovat a zároveň přidat více přednášek a rozšířit jejich tématický záběr. Také jsme věděli, že Summit jako oddělená placená konference nedává smysl, protože ji lidé u takto velké akce nechápou a nepovažují za dostatečně zajímavou (ve chvíli kdy máme vedle několik sálů s obsahem zdarma). A vše jsme vyřešili následujícím způsobem:

• V halách nebudou „jen“ 3 sály, ale bude jich v ročníku 2019 nejméně 6 (a možná i 7 nebo 8, ale to nepředbíhejme)
• V sálech nebude míchán komerční a nekomerční obsah – na ten komerční vyčleníme jeden sál (jako sál partnerů)
• V ostatních sálech proběhne program, který bude zařazený do tématických bloků – SEO, PPC, UX & CRO, Copy & Content, E-commerce Data, E-mailing, Social Media, Support, Expansion, Logistic  & Packing a Digi HR.
• Každý tématický blok bude postaven jedním nebo více garanty. Jsou to lidé, kteří jsou v daném oboru autority a mají ve svém oboru velký přehled. Každý z nich se pod program podepíše svým dobrým jménem a ručí za něj.
• Všech 6 sálů bude přístupných v rámci jednoho vstupného na celý veletrh a to po oba dny. Žádné příplatky nebo speciální vstupenky.

Veletrh, jídlo, pití a tak obecně

Veletrh jsme dělali v roce 2018 poprvé. A byla to zajímavá zkušenost. Mám sice za sebou desítky veletrhů a to ne jen těch e-shopařeských v zahraničí, ale také ze zcela jiných oborů. Dokonce jsem pár podobných akcí pomáhal připravovat jedné produkční agentuře.

I přes to všechno jsem byl hodně opatrný a při plánování jsem si nastudoval mnoho materiálů, na co si dát pozor. Stejně tak jsem si dal několik schůzek s lidmi, pro které jsou veletrhy jejich denním chlebem a hodně jsem se ptal. Získal jsem tak mnoho praktických rad a zkušeností, které nikde člověk nevyčte. Byla to výzva, ale dopadla až na drobnosti docela dobře.

Pro letošní ročník doladíme drobnosti a bude to vše snad už stoprocentní.

Veletrh není ale jen postavit stánky v hale. Výstavní prostory mají mnoho omezení, se kterými se musíme srovnat. Nemalou výzvou je dodržení bezpečnostních předpisů apod.

Nedílnou součástí jsou i stánky s občerstvením. Ty jsme loni trochu podcenili. Byli jsme ujišťováni, že jedna restaurace na místě bude kapacitně stačit. Bohužel jsme nakonec měli ale trochu jiný názor. A nejen my, ale hlavně naši návštěvníci. Stejně tak nám bylo vytýkáno, že není v hale takový výběr jídla. To vše beru, omlouvám se a v roce 2019 zamakáme na nápravě.

Poučení

• Dopilovat rozložení hal
• 2 restaurace a další menší stánky s občerstvením jiného typu v rámci hal
• Zachování minimálně 2 kaváren s kafem
• Přidání dalších stánků – s míchanými, alko i nealko drinky apod.
• Přidat více míst na sezení v rámci veletržních hal – nejen u občerstvení

Občerstvení na konferenci

Placeného odděleného Summit jsem se už dotkl výše. Rezonovalo na něm však ještě jedno téma – občerstvení. V rámci vstupenky jsme slibovali „drobné občerstvení po celý den“. Bohužel naše představy tohoto pojmu se trochu lišili od představ některých návštěvníků. A nejen to.

Občerstvení jsme objednali na první pohled hodně, až moc. Chlebíčky, zákusky a nebo ovoce. Měli jsme na místě o 50% více občerstvení, než se objednává na podobné akce běžně. Bohužel to nestačilo.

Mezitím co my jsme počítali občerstvení jako „doplňkové“ na pauzy, tak nás někteří účastníci vyvedli o omylu. Hned při prvních přednáškách jsem dal pokyn, ať se na stoly nanosí občerstvení, ať si ho mohou lidé brát postupně po celý den. Co se ale stalo jsme opravdu nečekali.

Na občerstvení se doslova „slétli“ hladoví  účastníci, kteří raději nesnídali, aby se mohli najíst na konferenci, a začali si brát po 6 nebo i 8 chlebíčcích, k tomu 2 koblihy atd.

Výsledek byl takový, že se občerstvení, které mělo být na celé dopoledne, vybralo za několik minut a ti účastníci, kteří seděli a poslouchali přednášky neměli nic.

Byl to problém a musel jsem udělat rozhodnutí – buďto vše nandat na stoly hned a na zbytek dne nebude vůbec nic, nebo zbytek jídla rozložit a nosit ho do sálu jen na pauzy, aby měli šanci i ti, kteří se na konferenci nepřišli najíst, ale načerpat cenné informace. Vyhrála varianta č. 2. Vše se nakonec docela ustálilo, ale nebylo to optimální a mnoho účastníků si odneslo negativní vzpomínku, že bylo slíbeno jídlo a to nebylo.

Situaci jsme podcenili, to je zřejmé, nicméně je také smutné, že ti, co si honem brali po více kusech, tak pak nechávali nedojedené jídlo válet po stolech, protože ho nesnědli. Bohužel zde zafungovala i lidská chamtivost a sobeckost, což mě na tom celém mrzí asi nejvíce.

Druhým problémem byl s obědem. Někteří účastníci si mysleli, že ho mají v ceně vstupenky (slíbeno bylo „drobné občerstvení“) a dožadovali se ho v restauraci. Za to beru vinu opět na nás, protože jsme vše asi špatně komunikovali.

Poučení

Hlavním poučením pro mě je, že musíme lépe komunikovat lidem, co ve vstupence obdrží. A ne obecně (tzn. „drobné občerstvení“), ale zcela konkrétně.

Zároveň chceme vyjít vstříc našim cílovým skupinám a proto jsme připravili dva druhy vstupů na samotný veletrh:

1. Základní vstupné – obsahuje vstup na 2 dny do obou hal, 6 sálů s dvanácti konferencemi, přístup na veletrh. Nízká cena (při happy hour zdarma) a vstup všude a na vše.
2. VIP vstupné – obsahuje vše, co základní vstupné, ale k tomu přidáme – 2x oběd, 4x kávu, přístup do VIP salónku s drobným občerstvením, přední dvě řady v sálech vyhrazené pro VIP účastníky, přístup do uzavřené garantované WiFi sítě a vlastní koridor (bez front) pro odbavení u vstupu. Vyšší cena, ale k tomu servis, který někteří účastníci vyžadují.

VIP vstupenky přidáváme zejména pro agenturní zaměstnance a jiné firemní zákazníky, kteří chtějí mít v ceně oběd, kafe apod. Zpravidla jim takové vstupné platí agentura/zaměstnavatel a nemusí za jídlo vydávat vlastní peníze. Nasloucháme tedy potřebám našich účastníků a vycházíme jim maximálně vstříc. To mi přijde fér.

Vytápění – chladno a teplo

Velkým problémem ročníku 2018 bylo vytápění. Byli jsme v Průmyslovém paláci na výstavišti v Praze Holešovicích, který je historickou budovou. Není zateplena a střední hala je kompletně prosklena (doslova skleník). Bohužel po požáru levého křídla je dokonce ve střední hale velká část skel popraskaná a nahrazena jen plachtou, aby nepršelo dovnitř. Znamená to, že tepelná izolace je prakticky nulová.

E-shop summit & expo 2018 probíhal v polovině března, kdy jsme byli provozovatelem výstaviště ujišťováni, že s vytápěním není problém. Bohužel tomu bylo jinak. Topili jsme už více jak 24 hodin předem, abychom prostor dobře vytopili a to zcela naplno. A nejen předem, ale i při samotné akci.

V pravém křídle bylo docela slušných 23 °C, ale ve střední hale, kde byl Summit bylo po celý den mezi 21 – 22°C. 21 °C  není vůbec optimální teplota, když máte sedět a poslouchat přednášky. Bohužel ale přišli poslední mrazy a venku bylo -15 °C, tedy ne zrovna optimální počasí. Snažili jsme se na místě řešit, ale už nebylo bohužel jak. Za vytápění jsme utratili bezmála 350 tis. Kč, ale ani to nestačilo.

Poučení

Celou tuto situaci chápu jako velký problém a proto pro ročník 2019 děláme vše proto, aby se situace neopakovala.

Prvním opatřením je přesun akce o 14 dnů později – tedy na konec března, kdy bude nižší pravděpodobnost takto chladného počasí.

Druhým opatřením je, že v případě nepříznivého počasí budeme mít objednaný externí agregát na vytápění, který nebude levný, ale budeme do haly hnát další velké množství teplého vzduchu, aby bylo teplo.

Věřím, že v roce 2019 se nic podobného opakovat nebude a v halách už bude příjemně teplo.

Závěrem

Každým rokem se učíme a snažíme pracovat jak na sobě, tak na našich akcích. Czech On-line Expo 2019 bude jasnou ukázkou, kam jsme se po roce posunuli a pokud je on-line váš svět, neměli byste u toho chybět.

V loňském ročníku bylo více chyb a problémů, než zmiňuji v tomto článku. Dobře jsem si to přečetl (a nejen já) ve vašem hodnocení a drtivou většinu z nich v roce 2019 eliminujeme. Budu rád, když nám zachováte přízeň a přijdete se podívat na největší e-commerce a on-line akci široko daleko.

Jan Kalianko
Hlavní organizátor Czech On-line Expo 2019
kalianko@oncon.cz
https://www.oncon.cz